ФОП з найманими працівниками: які податки з зарплати платити у 2026

Ви домовилися з першим працівником про 20 000 грн «на руки». Здається, усе просто: приходить день зарплати, ви переказуєте 20 000 грн — і по всьому. А потім бухгалтер (або калькулятор) показує, що насправді ця людина коштує вам майже 30 тисяч, що частину податків треба сплатити того ж дня, що є ще якась мінбаза ЄСВ, і що наприкінці кварталу вас чекає звіт із незрозумілою назвою 4-ДФ. Знайома паніка?

Найм першого працівника — момент, коли ФОП із «сам собі підприємець» перетворюється на роботодавця з новим набором обов'язків. З'являються три податки із зарплати — ПДФО, військовий збір і ЄСВ — і кожен має свою ставку, свою базу та свій строк сплати. У цій статті ми повністю розкладемо, скільки насправді коштує працівник у 2026 році, чим відрізняється «на руки» від «повної вартості», що таке мінбаза ЄСВ і податкова соціальна пільга, коли саме платити податки та який звіт подавати. З конкретними цифрами й розрахунком до копійки.

Три податки із зарплати: хто платить і скільки

Коли ФОП виплачує зарплату найманому працівникові, виникають три платежі. Два з них утримуються із зарплати працівника (тобто зменшують суму «на руки»), а один сплачує роботодавець зверху (це його додаткові витрати).

Ключове, що плутають початківці: ПДФО і військовий збір не є витратами роботодавця — це гроші працівника, які ви лише утримуєте й перераховуєте до бюджету за нього. А ось ЄСВ 22% — це вже ваші витрати, які нараховуються поверх зарплати.

Кілька важливих орієнтирів на 2026 рік:

• Ставка військового збору для цивільних — 5% (діє з 01.12.2024 за Законом №4015-IX; раніше було 1,5%).
• Мінбаза ЄСВ = одна мінімальна зарплата = 8 647 грн. Це означає, що навіть якщо зарплата менша за мінімалку (наприклад, неповна ставка), ЄСВ 22% рахується щонайменше від 8 647 грн.
• Для працівників з інвалідністю ставка ЄСВ роботодавця знижена — 8,41%.
• Максимальна база ЄСВ — 20 мінімальних зарплат, а отже максимальний ЄСВ роботодавцю за місяць — 38 046,80 грн.

Скільки насправді коштує працівник: повний розрахунок

Розберемо на конкретному прикладі. Найпоширеніша плутанина — між «нарахованою зарплатою», «на руки» і «повною вартістю». Порахуємо всі три величини для зарплати 20 000 грн (нарахованої).

Приклад. Нарахована зарплата — 20 000 грн.

Крок 1. Утримання із зарплати працівника:

• ПДФО: 18% × 20 000 = 3 600 грн
• Військовий збір: 5% × 20 000 = 1 000 грн
• Разом утримано: 4 600 грн

Крок 2. Сума «на руки» (те, що отримає працівник):

• 20 000 − 3 600 − 1 000 = 15 400 грн

Крок 3. Витрати роботодавця зверху:

• ЄСВ: 22% × 20 000 = 4 400 грн (оскільки 20 000 > мінбази 8 647, рахуємо від фактичної зарплати)

Крок 4. Повна вартість працівника для ФОП:

• 20 000 (нарахована) + 4 400 (ЄСВ) = 24 400 грн

Зведемо в таблицю:

Отже, за зарплати «20 000 грн» працівник отримує 15 400 грн, а ФОП витрачає 24 400 грн. Різниця між тим, що бачить працівник у розрахунковому листку (20 000), і тим, що виходить із кишені роботодавця (24 400), — це і є податкове навантаження на працю. Тримайте цю логіку в голові, коли домовляєтесь про зарплату: сума «на руки» і ваші реальні витрати відрізняються приблизно на третину.

Небезпечна помилка: домовитись «на руки»

Найпоширеніша пастка при наймі — домовитися про суму «на руки», не порахувавши, у що вона виллється. Якщо ви обіцяли працівникові саме 20 000 грн «чистими», то нарахована зарплата має бути більшою, щоб після утримання ПДФО і військового збору залишилось рівно 20 000. Порахуємо у зворотний бік: щоб «на руки» вийшло 20 000 грн, нарахувати треба приблизно 25 974 грн (бо на руки лишається 77% нарахованого — після 18% ПДФО і 5% військового збору). А ЄСВ 22% зверху від 25 974 грн — це ще 5 714 грн. Повна вартість такого працівника для ФОП — уже близько 31 688 грн. Тобто обіцянка «20 тисяч на руки» коштує вам понад 31 тисячу. Завжди уточнюйте, про яку суму йдеться — нараховану чи «на руки», — бо різниця величезна.

А якщо зарплата нижча за мінімалку?

Тут спрацьовує мінбаза ЄСВ. Припустимо, працівник на 0,5 ставки з нарахованою зарплатою 5 000 грн. ПДФО і військовий збір рахуються від фактичних 5 000 грн, а ось ЄСВ — від мінбази 8 647 грн, а не від 5 000. Тобто ЄСВ = 22% × 8 647 = 1 902,34 грн, навіть попри те, що зарплата менша. Це поширена пастка: роботодавці рахують ЄСВ від фактичної суми й недоплачують.

Податкова соціальна пільга: коли зарплата невелика

Податкова соціальна пільга (ПСП) зменшує базу оподаткування ПДФО для працівників із невисоким доходом. У 2026 році:

• Розмір ПСП (загальна) = 50% прожиткового мінімуму = 1 664 грн.
• Граничний дохід для застосування ПСП = 4 660 грн/міс.

Це означає, що ПСП застосовується лише тоді, коли нарахована зарплата не перевищує 4 660 грн на місяць. Якщо зарплата вища (як 20 000 грн у нашому прикладі) — пільга не діє взагалі. ПСП актуальна для працівників на неповній зайнятості з невеликою зарплатою: вона зменшує суму, з якої утримується 18% ПДФО, на 1 664 грн, тобто економить працівникові до ~300 грн ПДФО на місяць. Пільга застосовується за заявою працівника і лише за одним місцем роботи.

Приклад із ПСП. Працівник на 0,5 ставки з нарахованою зарплатою 4 500 грн (це менше за граничні 4 660 грн, тож ПСП застосовується). ПДФО рахується не з усіх 4 500 грн, а з бази, зменшеної на 1 664 грн: 18% × (4 500 − 1 664) = 18% × 2 836 = 510,48 грн замість 810 грн без пільги. Військовий збір рахується від повної зарплати: 5% × 4 500 = 225 грн. А ось ЄСВ, попри низьку зарплату, рахується від мінбази 8 647 грн: 22% × 8 647 = 1 902,34 грн. Тобто навіть на пів ставки ЄСВ роботодавця лишається повним — це важливо закладати в бюджет.

Зверніть увагу на комбінацію двох правил: ПСП зменшує лише базу ПДФО, тоді як ЄСВ підпорядковується власному правилу мінбази і на пільгу не зважає. Ці два механізми діють незалежно, і плутати їх не можна.

Коли платити податки із зарплати та який звіт подавати

Строки сплати зарплатних податків жорсткіші, ніж «за себе». Головне правило:

• ПДФО і військовий збір сплачуються при виплаті доходу — фактично одночасно з виплатою зарплати (у межах установлених банківських днів). Не «до 20 числа наступного місяця», а саме в день, коли ви виплачуєте гроші.
• ЄСВ сплачується не пізніше 20 числа місяця, наступного за місяцем нарахування (а при виплаті зарплати — не пізніше дня виплати).

Щодо звітності: роботодавець подає об'єднану звітність 4-ДФ (колишні №1ДФ і звіт з ЄСВ, тепер разом) — щоквартально. У ній відображаються нараховані доходи працівників, утримані ПДФО і військовий збір, а також нарахований ЄСВ. Крім того, найм працівника супроводжується кадровими документами: наказ про прийом, табель обліку робочого часу, за потреби — накази про відпустки, лікарняні.

Прострочення тут коштує дорожче за неуважність «за себе»: ПДФО і військовий збір, не сплачені в день виплати, — це вже порушення строку, а несвоєчасний ЄСВ додає пеню. Тому зарплатний цикл варто вести за календарем не менш дисципліновано, ніж власні податки — податковий календар ФОП допоможе не проґавити жодну дату.

Часті помилки роботодавця-ФОП

Найтиповіші проблеми, на яких «горять» ФОП, що вперше найняли працівника:

1. Забути про мінбазу ЄСВ. Рахують ЄСВ від фактичної зарплати, коли вона менша за 8 647 грн, і недоплачують. ЄСВ завжди щонайменше від мінбази.
2. Сплатити ПДФО і військовий збір «до 20 числа», як ЄСВ. Ці два податки утримуються й перераховуються при виплаті зарплати, а не наступного місяця.
3. Виплатити зарплату, не сплативши податки. Бюджетні платежі мають іти разом із виплатою — не можна віддати «на руки», а податки залишити «на потім».
4. Не оформити кадрові документи. Наказ про прийом, табель обліку робочого часу — обов'язкові з першого дня роботи працівника, а не «коли дійдуть руки».
5. Пропустити 4-ДФ. Об'єднана звітність подається щоквартально, навіть якщо працівник один.

Кожна з цих помилок окремо коштує недорого, але разом вони створюють репутацію «проблемного» роботодавця в очах податкової — і збільшують шанс на перевірку.

Як Doc2Pay рахує зарплату й податки з неї

Зарплатний облік — це саме та частина роботи, де ручні розрахунки найдорожче обходяться: одна помилка в ставці чи забута мінбаза ЄСВ — і виникає недоплата з наслідками. Doc2Pay закриває весь цикл в одному кабінеті, без окремої «зарплатної» програми.

Що робить система:

• Нараховує зарплату й автоматично рахує всі три податки — ПДФО 18%, військовий збір 5% і ЄСВ роботодавця 22% — з урахуванням мінбази ЄСВ та зниженої ставки 8,41% для працівників з інвалідністю.
• Формує відомості на виплату й платіжки для імпорту в інтернет-банк — і на зарплату «на руки», і на податки, з правильними реквізитами.
• Веде кадрові документи: накази про прийом, табелі, відпустки, лікарняні.
• Готує об'єднану звітність 4-ДФ у форматі для подання, з валідацією.

Людина перевіряє й підтверджує — контроль лишається за бухгалтером, а рутинні множення й розноски бере на себе система. Для агенції, яка веде десятки ФОП, у частини з яких з'явилися працівники, це знімає найбільш «мінне» поле обліку. Подивіться тарифи — на час раннього доступу система безкоштовна.

Короткий підсумок для роботодавця-ФОП

Що треба запам'ятати, наймаючи працівника у 2026 році:

1. Три податки: ПДФО 18% і військовий збір 5% утримуються із зарплати працівника; ЄСВ 22% ФОП платить зверху.
2. «На руки» ≠ повна вартість: за зарплати 20 000 грн працівник отримує 15 400 грн, а ФОП витрачає 24 400 грн.
3. Мінбаза ЄСВ — 8 647 грн: навіть за меншої зарплати ЄСВ рахується щонайменше від неї.
4. ПСП (1 664 грн) діє лише за зарплати до 4 660 грн/міс.
5. ПДФО і військовий збір — при виплаті, ЄСВ — до 20 числа наступного місяця.
6. 4-ДФ — щоквартально, плюс кадрові документи.

Скільки коштує команда: приклад масштабування

Щоб відчути навантаження, порахуймо трьох працівників із нарахованою зарплатою 20 000 грн кожен. Повна вартість одного — 24 400 грн, отже трьох — 73 200 грн на місяць. З них «на руки» працівники отримають 46 200 грн, а до бюджету піде 27 000 грн податків: 10 800 грн ПДФО, 3 000 грн військового збору і 13 200 грн ЄСВ. Це число варто закладати в бюджет ще до найму: фонд оплати праці — це не сума зарплат «на руки», а сума повних вартостей. Підприємці, які цього не врахували, регулярно опиняються в ситуації, коли грошей на податки в день виплати просто немає.

Найм працівника — це крок уперед для бізнесу, але й новий рівень відповідальності в обліку. Тримайте під рукою актуальні ставки: детальніше про військовий збір ФОП і ЄСВ ФОП у 2026 — у окремих статтях. А рутину нарахувань і платіжок віддайте системі: вона рахує однаково точно і для одного працівника, і для сотні.